Microsoft Dynamics ERP – Motorul transformării digitale în întreprinderi mari

Suita Microsoft Dynamics 365 de planificare a resurselor întreprinderii (ERP) a devenit un element fundamental pentru organizațiile mari din sectoare precum servicii IT, producție, industria auto și domeniul bancar. Aceasta include Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management (anterior cunoscut ca Finance & Operations) pentru funcționalități ERP de bază, precum și aplicațiile Dynamics 365 Customer Engagement – Sales, Customer Service, Field Service – și soluția ERP dedicată segmentului mid-market, Dynamics 365 Business Central. Aceste soluții integrate permit companiilor să elimine silozurile de date, să obțină vizibilitate în timp real și să își extindă operațiunile la nivel global prin intermediul unei platforme cloud.

În contextul actual, marcat de impredictibilitate, companiile au nevoie de mai mult decât o vizibilitate de bază – au nevoie de rapiditate, adaptabilitate și informații bazate pe date pentru a rămâne competitive.

Microsoft ERP oferă previzionare asistată de inteligență artificială, automatizarea fluxurilor de lucru și date unificate, care ajută întreprinderile să își optimizeze lanțurile de aprovizionare, să eficientizeze operațiunile financiare și să îmbunătățească experiențele clienților. Studiul de caz următor ilustrează modul în care o întreprindere de mari dimensiuni a utilizat Microsoft Dynamics 365 pentru a depăși provocările moștenite din vechile sisteme și pentru a atinge excelența operațională, cu exemple suplimentare din alte industrii (surse: www.top10erp.org & www.calsoft.com).

Provocări generate de sistemele legacy în automotive

MOC Products Company, Inc., un producător de top de componente auto, s-a confruntat cu provocări majore din cauza sistemului său ERP învechit. Compania este specializată în producția de tip proces a produselor pentru industria auto, iar pe măsură ce volumele de producție au crescut, sistemele sale moștenite – fragmentate și neconectate – nu au reușit să țină pasul cu cerințele operaționale. Acest decalaj tehnologic a generat numeroase dificultăți în activitatea operațională:

Scalabilitate limitată a software-ului ERP învechit – vechiul sistem nu putea susține extinderea afacerii.
Procese manuale și izolate – planificarea producției și urmărirea stocurilor se realizau manual, ceea ce genera erori și ineficiențe.
Fluxuri necoordonate între achiziții și finanțe – lipsa integrării provoca întârzieri în ciclurile de achiziție și o vizibilitate deficitară asupra costurilor.
Lipsa vizibilității în timp real – echipele nu aveau acces la date actualizate privind nivelurile de stoc, disponibilitatea materialelor sau capacitățile de producție, fiind astfel forțate să ia decizii reactive.
Probleme de conformitate și trasabilitate – raportările erau inconsistente, iar monitorizarea calității sau a datelor reglementate era dificil de realizat în sistemele existente.

Aceste disfuncționalități afectau ritmul operațional și puneau în pericol respectarea angajamentelor față de clienți, deoarece întârzierile în aprovizionare și raportarea manuală generau ineficiențe recurente. Creșterea operațională era blocată de limitările sistemelor, ceea ce a făcut evidentă nevoia urgentă de a implementa o soluție unificată și modernă (sursă: www.calsoft.com).

Soluția: Implementarea Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management

Pentru a-și moderniza operațiunile, MOC Products a decis să adopte Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management (D365 F&SCM) ca nouă platformă ERP. Compania a colaborat cu un partener certificat Microsoft pentru a asigura o implementare eficientă și pentru a valorifica funcționalitățile avansate ale sistemului de planificare a necesarului de materiale (MRP), în vederea unei planificări mai inteligente a lanțului de aprovizionare.

Dynamics 365 F&SCM a furnizat o soluție completă, bazată pe cloud, care integrează într-o singură platformă funcțiile de management, financiar, achiziții, stocuri și producție. Tranziția de la sistemul on-premise moștenit la un ERP modern în cloud a avut ca scop eliminarea lipsei de vizibilitate și reducerea activităților manuale prin automatizare.

„Știam că sistemul nostru de business existent nu mai poate ține pasul cu nevoile unei operațiuni în expansiune… După ce am evaluat mai multe opțiuni, am ales Microsoft Dynamics 365 pentru că se potrivea cel mai bine cu cerințele noastre în materie de producție și planificare.”
– Alan Hope, Director IT, MOC Products Company

Prin Dynamics 365, MOC Products a obținut acces la date în timp real privind producția și stocurile, integrarea proceselor financiare și instrumente de planificare îmbunătățite. Echipa de implementare a digitalizat fluxurile de lucru care anterior erau gestionate manual și a configurat dashboard-uri pentru vizibilitate de la un capăt la altul al proceselor.

Prin migrarea către infrastructura cloud a Microsoft, compania a evitat investiții majore în hardware și a beneficiat de actualizări continue ale platformei cu funcționalități noi. Mediul unificat Dynamics 365 a fost configurat pentru a susține cerințele specifice producției de tip proces (precum trasabilitatea loturilor și managementul listelor de materiale – Bill of Materials) și pentru a se scala odată cu dezvoltarea afacerii (sursă: www.calsoft.com).

Rezultate și Beneficii

După implementarea soluției Dynamics 365, MOC Products a înregistrat îmbunătățiri semnificative în toate ariile operaționale. Rezultatele cheie includ:

Planificare a Producției Eficientizată: Compania utilizează acum o listă centralizată a materialelor (Bill of Materials – BOM) și date de cerere în timp real în Dynamics 365 pentru a planifica producția într-un mod mai eficient. Această abordare a eliminat incertitudinile și întârzierile cauzate de planificarea manuală.
Integrare între Achiziții și Financiar: Funcțiile de achiziții și contabilitate sunt unificate. Comenzile de achiziție circulă automat de la departamentul de aprovizionare către cel financiar, accelerând ciclurile de achiziție și îmbunătățind controlul asupra costurilor. Această integrare asigură sincronizarea permanentă între registrele contabile și gestiunea stocurilor.
Vizibilitate în Timp Real asupra Lanțului de Aprovizionare: Dynamics 365 oferă tablouri de bord în timp real care afișează nivelurile de inventar, stadiul producției și performanța furnizorilor într-o singură privire. Managerii pot identifica în mod proactiv blocajele sau lipsurile. Această transparență completă a îmbunătățit controlul stocurilor și managementul furnizorilor.
Trasabilitate și Conformitate privind Calitatea: Noul sistem a introdus trasabilitate automată a loturilor pentru materiale și produse finite. Raportările de control al calității, care anterior erau complexe, sunt acum integrate în sistem, simplificând auditurile de conformitate.
Acces de Oriunde și Oricând: Prin migrarea de la ERP-ul on-premise la cloud-ul Microsoft, echipa MOC are acces securizat la sistem din orice locație. Implementarea în cloud a eliminat, de asemenea, nevoia de servere și echipamente locale, reducând costurile IT.
Scalabilitate și Creștere Viitoare: Cu un ERP modern, compania nu mai este limitată de constrângerile tehnologice. Poate adăuga noi utilizatori, produse sau chiar integra achiziții fără investiții IT majore. Platforma Dynamics 365 a pregătit MOC Products pentru extinderea operațională și o mai bună capacitate de reacție față de clienți.

Per ansamblu, transformarea ERP a redus semnificativ timpii de livrare, a îmbunătățit eficiența operațională și a consolidat procesul decizional. Datele unificate și automatizarea permit companiei MOC Products să răspundă cererilor clienților cu mai multă fiabilitate și eficiență din punct de vedere al costurilor. Potrivit Directorului IT, proiectul Dynamics 365 a reprezentat o „transformare critică” care a poziționat compania pentru următoarea etapă de dezvoltare.

Îmbunătățirea Serviciilor pentru Clienți și a Operațiunilor de Tip Field Service

Dincolo de funcționalitățile de bază ale ERP-ului în domeniul financiar și al lanțului de aprovizionare, numeroase organizații extind utilizarea aplicațiilor de tip customer engagement din Dynamics 365 pentru a optimiza operațiunile front-end. În sectorul bancar, de exemplu, Dynamics 365 a fost utilizat pentru a revoluționa serviciile pentru clienți. HYPE, o bancă digitală italiană în plină expansiune (neobank), avea nevoie de o soluție omnichannel pentru suportul clienților. Aceasta a implementat Dynamics 365 Customer Service împreună cu Microsoft AI Copilot pentru a gestiona mii de solicitări prin e-mail, chat și telefon. Rezultatul a fost un sistem de suport extrem de automatizat, dar totodată personalizat – HYPE a atins o rată de rezolvare la primul contact de 90% după adoptarea Dynamics 365, ceea ce înseamnă că majoritatea solicitărilor clienților sunt soluționate din prima interacțiune (sursă: www.microsoft.com).

Această îmbunătățire semnificativă a eficienței serviciilor demonstrează cum capabilitățile CRM din Dynamics 365 pot crește satisfacția clienților în mediile enterprise. Companiile din producție și industria auto extind, de asemenea, Dynamics 365 dincolo de ERP-ul back-office, în zona serviciilor post-vânzare și a field service-ului.

Hamilton Company, un producător global de echipamente de laborator și dispozitive medicale, utilizează Dynamics 365 nu doar pentru funcțiile financiare și operaționale, ci și pentru gestionarea echipelor sale de intervenție în teren. Atunci când Hamilton vinde echipamente robotice complexe, trimite tehnicieni pentru instalare și întreținere – aceste activități fiind acum coordonate prin Dynamics 365 Field Service, parte integrantă din aceeași platformă. Această integrare permite reprezentanților din teren să acceseze aceleași date despre inventar, contracte și clienți ca restul organizației, facilitând reparațiile rapide și întreținerea proactivă.

În cazul Hamilton, soluția Dynamics 365 și-a dovedit scalabilitatea în perioada pandemiei COVID-19 – compania și-a dublat atât forța de muncă, cât și veniturile, iar Dynamics 365 a crescut odată cu operațiunile fără a întâmpina probleme de performanță. Tehnicienii din teren au continuat să deservească spitale și laboratoare în mod eficient, sprijiniți de date și analize în timp real, integrate prin serviciile cloud Azure.

Organizațiile din sectorul serviciilor profesionale și al IT beneficiază de asemenea de abordarea unificată oferită de Dynamics 365. Sevan Multi-Site Solutions, o firmă de consultanță în creștere accelerată specializată în construcții și management de proiecte, a ales Dynamics 365 ca platformă principală pentru gestionarea atât a operațiunilor de proiect, cât și a funcțiilor financiare. Conducerea Sevan își dorea o singură platformă cloud pentru a rula întregul business, înlocuind instrumentele fragmentate precum QuickBooks. Au constatat că foaia de parcurs Microsoft se aliniază perfect cu viziunea lor asupra unui sistem integrat capabil să gestioneze talentele, proiectele și finanțele într-un singur spațiu digital. Așa cum a declarat Vicepreședintele Tehnologiei din cadrul Sevan: „Căutam o platformă în care să putem investi și care să crească și să evolueze împreună cu noi… Microsoft Dynamics 365 se aliniază perfect cu viziunea noastră pentru o platformă unificată care să gestioneze operațiunile și finanțele companiei în cloud.” (sursă: www.sikich.com)

Această încredere în scalabilitatea și inovația continuă a Dynamics 365 este împărtășită de numeroase organizații care au adoptat sistemul.

Concluzie

Microsoft Dynamics 365 ERP s-a dovedit a fi un catalizator al transformării digitale în cadrul întreprinderilor și instituțiilor mari. În acest studiu de caz, am observat cum o companie producătoare din industria auto a depășit limitările sistemelor legacy prin implementarea Dynamics 365, obținând control în timp real asupra lanțului de aprovizionare și integrarea proceselor financiare. Beneficiile tangibile – de la cicluri de planificare mai rapide la o livrare mai eficientă către clienți – demonstrează modul în care un ERP modern poate optimiza operațiunile și crește agilitatea organizațională.

În plus, designul modular al Dynamics 365 permite extinderea platformei în alte arii ale afacerii, în funcție de necesități – fie că este vorba despre servicii pentru clienți în sectorul bancar sau despre field service în producție – totul într-un ecosistem unificat de date. Esențial, abordarea Microsoft bazată pe cloud asigură scalabilitatea soluției odată cu creșterea organizației. Companiile care s-au confruntat cu creșteri bruște sau volatilitate au putut conta pe Dynamics 365 fără întreruperi. De exemplu, când Hamilton Company a înregistrat o creștere de zece ori a cererii pentru produse, Dynamics 365 „a crescut odată cu noi” – sistemul a gestionat creșterea numărului de utilizatori, tranzacții și complexitate fără pierderi de performanță.

Acest nivel de scalabilitate și reziliență constituie un avantaj major pentru companiile care urmăresc extinderea globală sau inovația accelerată. În plus, datorită actualizărilor continue și a integrării de noi capabilități (inclusiv AI și analitică), utilizatorii Dynamics 365 investesc într-o platformă viabilă pe termen lung. Acesta a fost un factor decisiv pentru conducerea companiei Sevan, care a apreciat faptul că Dynamics 365 va evolua odată cu afacerea lor, evitând astfel înlocuiri costisitoare.

În concluzie, soluțiile ERP Microsoft, precum Dynamics 365 Finance & Supply Chain și componentele sale CRM, oferă organizațiilor din diverse industrii – de la producători auto la instituții financiare – puterea de a-și unifica operațiunile, de a lua decizii bazate pe date în timp real și de a livra rezultate mai bune clienților. Succesele reale ale companiilor precum MOC Products, HYPE Bank, Hamilton Company și Sevan Multi-Site Solutions subliniază impactul transformator al Dynamics 365 în dezvoltarea unor procese de afaceri eficiente, scalabile și centrate pe client. Organizațiile care adoptă acest nivel de agilitate digitală beneficiază deja de un avantaj competitiv, în timp ce cele care persistă în utilizarea sistemelor fragmentate riscă să rămână în urmă.

Studiul de caz de mai sus reprezintă o ilustrare concretă a modului în care tehnologia ERP de la Microsoft poate impulsiona îmbunătățiri la scară largă în cadrul unei organizații și poate poziționa compania pentru un succes sustenabil în economia modernă.

Surse:

Informațiile și rezultatele din acest studiu de caz se bazează pe implementări reale ale Microsoft Dynamics 365, inclusiv cazul MOC Products Company din industria auto;
Povestea oficială a neobăncii HYPE;
Studiul de succes al companiei Hamilton Company, furnizat de un partener Microsoft;
Studiul publicat despre adoptarea Dynamics 365 de către Sevan Multi-Site Solutions.