ChatGPT și GenAI: de la eficiență individuală la valoare pentru companii

De Andreea Ulmamei, BID Specialist

În activitatea unei companii, o parte importantă a timpului este dedicată procesării informațiilor: citim documente, formulăm răspunsuri, pregătim oferte și adaptăm mesaje pentru clienți. Sunt activități necesare, care cer atenție și consumă resurse. Aici, ChatGPT și inteligența artificială generativă pot aduce un sprijin concret, dacă sunt folosite cu obiective clare și cu verificarea rezultatelor.

Inteligența artificială generativă, cunoscută și ca GenAI, reprezintă o categorie de tehnologii care pot genera conținut, precum texte, imagini sau cod, pe baza instrucțiunilor și a contextului primit. ChatGPT este unul dintre instrumentele prin care aceste capabilități pot fi utilizate în activitatea de zi cu zi.

Pentru companii, valoarea lor se vede în modul în care ajută oamenii să transforme informația în materiale de lucru utile și să aloce mai mult timp analizei, colaborării și deciziilor.

Un punct de plecare mai bun pentru activitățile zilnice

O pagină goală poate întârzia redactarea unei propuneri, a unei prezentări sau a unui mesaj important. ChatGPT poate construi o primă structură, poate propune formulări alternative și poate adapta un text pentru un anumit public.

De exemplu, o explicație tehnică poate fi reformulată într-un limbaj accesibil unui decident de business. O listă de idei poate deveni un plan de prezentare. Un document amplu poate fi sintetizat pentru a facilita o primă analiză, cu condiția ca informațiile esențiale să fie confruntate ulterior cu sursa.

Calitatea rezultatului depinde însă de calitatea instrucțiunilor. Un obiectiv precis, un public bine definit și un context relevant sunt mai utile decât o solicitare generală. În practică, utilizarea eficientă presupune un proces de lucru: formulăm cerința, evaluăm răspunsul, corectăm și rafinăm.

Utilitatea GenAI în pregătirea ofertelor

Din perspectiva activității de BID, pregătirea unei oferte presupune corelarea cerințelor clientului cu soluția propusă, contribuțiile mai multor echipe și termenele de livrare. Claritatea și consecvența documentației contează la fel de mult ca prezentarea beneficiilor.

În acest proces, GenAI poate sprijini organizarea cerințelor, redactarea unei structuri inițiale de ofertă, uniformizarea terminologiei și identificarea unor puncte care necesită clarificări.

Un exemplu este pregătirea unei matrice de cerințe pornind de la documentația pusă la dispoziție. Instrumentul poate propune o primă organizare, pe care echipa o verifică și o completează cu referințe, responsabilități și dovezi. Astfel, materialul generat devine un suport pentru analiză.

Această verificare este esențială. Un răspuns bine formulat poate conține omisiuni sau afirmații incorecte. Angajamentele comerciale, specificațiile tehnice și confirmările de conformitate trebuie validate de persoanele responsabile înainte de transmiterea ofertei.

Mai multă valoare din cunoștințele existente

Companiile dețin informații utile în proceduri, prezentări, documentații și materiale de training. GenAI poate ajuta la reformularea și organizarea acestora pentru utilizări diferite, atunci când accesul la documente este autorizat și mediul de lucru este adecvat.

O procedură poate fi transformată într-un ghid introductiv pentru colegii noi. Un material tehnic poate deveni o listă de întrebări și răspunsuri. O echipă poate explora mai multe variante de prezentare a unei soluții înainte de a o alege pe cea potrivită.

Aceste utilizări pot susține colaborarea dintre departamente, mai ales atunci când specialiștii trebuie să comunice aceeași informație unor persoane cu niveluri diferite de experiență.

Competențele și regulile de utilizare contează

Accesul la un instrument nu garantează folosirea lui eficientă. Angajații au nevoie să înțeleagă ce sarcini pot delega, cum formulează instrucțiuni și cum verifică rezultatele.

La fel de important este să știe ce informații pot introduce în aplicație. Datele clienților, documentele confidențiale și informațiile comerciale sensibile trebuie gestionate conform politicilor companiei și condițiilor soluției utilizate.

Un program de training aplicat poate transforma experimentarea individuală într-o practică de lucru coerentă. Exercițiile construite pe situații relevante pentru fiecare rol îi ajută pe participanți să recunoască atât oportunitățile, cât și limitele tehnologiei.

Recomandarea mea pentru companii

Recomand companiilor să înceapă cu un număr restrâns de activități repetitive, pentru care rezultatele pot fi verificate ușor, și să investească în pregătirea oamenilor care vor folosi aceste instrumente. Un proiect pilot poate urmări timpul necesar realizării unei sarcini, calitatea rezultatului și volumul de corecții, oferind o bază concretă pentru extinderea utilizării.

ChatGPT și GenAI sunt importante pentru companii deoarece pot îmbunătăți modul în care echipele folosesc informația și își organizează munca. Beneficiile devin sustenabile atunci când tehnologia este susținută de competențe, reguli clare și responsabilitate. Investiția în training îi ajută pe angajați să transforme aceste instrumente în sprijin real pentru activitatea lor și pentru calitatea serviciilor oferite clienților.

Transformă potențialul GenAI în competențe practice pentru echipa ta! La Bittnet Training poți urma cursuri dedicate inteligenței artificiale și utilizării ChatGPT în activitatea profesională. Solicită o ofertă de training adaptată nevoilor companiei tale și descoperă cum poți integra aceste instrumente în procesele de lucru.