Principala provocare pentru 59% dintre MSP-uri este scope creep

Un peisaj digital tot mai complex pune la incercare echipele de project management

Scope creep — sau extinderea necontrolata a ariei unui proiect fara ajustarea adecvata a resurselor, timpului sau bugetului — a fost identificata drept principala provocare de catre 59% dintre Managed Services Providers (MSP-uri), conform unui raport recent publicat de Moovila.

Studiul, realizat in 2024, aduce in lumina faptul ca, pe masura ce organizatiile adopta sisteme mai complexe si proiecte multiple dependente, controlul asupra parametrilor si scopului unui proiect devine din ce in ce mai dificil. In acest context, MSP-urile resimt tot mai acut presiunea de a exista claritate in livrabile, timp si costuri care, mai ales atunci cand se modifica necontrolat, cresc vertiginos riscurile operationale.

Ce inseamna scope creep si de ce afecteaza proiectele MSP?

Desi conceptul de scope creep nu este nou in project management, in industria managed services impactul sau poate fi exponential. Spre deosebire de proiectele interne, cele derulate de un MSP sunt influentate direct de relatia cu un client extern si asteptarile implicite sau insuficient comunicate. Ca urmare a tendintei de a “livra prea mult” pentru a mentine satisfactia clientului sau ca reactie spontana la solicitari informale, echipele se trezesc devansate in timeline sau resonance bugetar.

• Suprasolicitare a echipei: cand proiectele depasesc scope-ul definit, workload-ul echipei cresc fara alocare proportionala de timp sau resurse suplimentare.
• Bugete depasite: lipsa documentarii necesita reluarea evaluarilor financiare, many times dupa initierea improvizata a task-urilor suplimentare.
• Quality compromise: echipele sunt fortate sa finalizeze livrabile noi rapid, afectand calitatea sau recursurile alocate livrabilelor initiale.

Date esentiale din raportul Moovila: percepția MSP-urilor in era digitalizarii

Raportul Moovila s-a bazat pe raspunsuri colectate de la sute de MSP-uri din America de Nord care opereaza in diverse segmente – de la infrastructura IT, retele si cybersecurity la automatizarea proceselor si DevOps. Printre principalele concluzii prezentate:

• 59% dintre MSP-uri considera drept cea mai mare provocare scope creep mereu activ, comparatuv cu probleme precum lipsa de talent (17%) sau instrumente software neadecvate (12%).
• Doar 21% din companiile intervievate au confirmat ca folosesc tooluri automatizate avansate pentru monitorizarea progresului si gestionarea schimbarii cerintelor in timp real.
• Mai mult de jumatate gestioneaza in paralel peste 10 proiecte ceea ce face essentiala vizibilitatea end-to-end in project pipeline si dependintele acestora.

Cauzele profunde ale scope creep-ului in MSP-uri

Caracterul versatil al serviciilor oferite de MSP-uri expune inevitabil echipele de lucru la interactiuni constante cu clientul – ceea ce poate duce atat la clarificari constructive cat si la “alunecari” periculoase ale parametrilor de proiect. In plus, un alt factor identificat este lipsa documentatiei de proiect complete și clare.

Alte cauze asociate cu scope creep:

• Onboarding slab al cerintelor clientului – lipsa unei etape bine documentate de colectare si aprobarea detaliilor aferente livrabilelor.
• Actualizari nefiind subiecte ale cadrului Change Management – altfel spus, decizii ad-hoc luate in calls operationale se transforma accidental in obicetiv asumat de proiect.
• Comunicarea deficitara intre stakeholderi, inclusiv paradoxul decizional dintre echipe legate de tech delivery vs cei responsabili de PM sau sales.

Project Management modern = control end-to-end + tehnologii automatizate

Pentru a mentine proiectele pe traiectorii sigure, MCCP-urile de top adopta instrumente de orchestrare inteligenta, ce automatizeaza rutine de project plan creation, livrabile, milestone testing si escalare a taskurilor necoordonate.

Moovila AI Scheduling & Automation Engine este un exemplu de solutie care integreaza managementul proiectului cu multiple functionalitati inteligente — mapping automat al interdependentelor dintre taskuri, avertizari pro-active asupra surselor de deviatii, scoring al modului de planificare. Aceste tehnologii faciliteaza:

• Customer Intelligence automata — colecteaza date despre deadline-uri variate si precedente tipuri de devieri la clienti specifici.
• Predictia ulterioara a concentrarii de resurse pentru quarter planners din ce in ce mai complexe dupa cresterea portofoliului de clienti si proiecte active.
• Time-to-remedy mic redus: minutele critice pierdute in intelegerea acuratetei unui changerequest apar injumatatite cand documentarea este centralizata prin AI.

Rolul decisiv al PMO-ului si Future-Proof Plans in evitarea derapajelor

O alta recomandare mentionata in raport e consolidarea entitatilor de tip Project Management Office (PMO). Rolul PMO devine superior in tinerea sub control a evolutiilor activitatilor, comunicand si standardele care definesc scopul, expectation management si regulile privind orice schimbare majora adaugata unui proiect in execuție.

Construirea unui model Future-Proof pentru governance PM presupune:

• Folosirea unui framework de tip Agile-Change-Control (AXELOS sau PMI ACP)
• Stabilirea unor cerinte minime deliverables, verificabile asincron de toate partile din proiect
• Templatizarea lectiilor invatate (ex: tipuri de scope creep frecvent reactivate; analiza asupra client schedules unstable)

Recomandari strategice pentru liderii MSP: de la monitorizare la educatie continua

In contextul go-to-market accelerat si cu flexibilitate tot mai mare in livrarea “as-a-service,” majoritatea problemelor riscului in fata scope creep pot fi gestionate atent. Iata cateva masuri proactive pe care liderii MSP moderni ar trebui sa le adopte:

• Fiecare cerinta noua venita intr-un proiect trebuie sa treaca prin filtrul triadei Scop–Cost–Timp si sa fie abordata in cadru formalizat.
• Investirea in AI si Project Analytics tools: integrarea predictiei in alocari si identificarea parametrelor de risc retrospectiv.
• Training continuu pentru Project Manageri privind standarde si practici best-in-class de eliminare a cerintelor induse informale.

Te invitam sa evoluezi: Project Management Hub Romania

Una dintre cele mai relevante recomandari din draftul de final al raportului este formarea sustinuta: companiile care investesc recurente in burse, traininguri sau certificari pentru echipele lor PM au rezerve demonstrabile de eficienta si vizibil alt ROI pe termen mediu in ajustari de scope rapid orchestrate si documented.

Cu siguranta ai inteles care sunt noutatile din project management in 2025, daca esti interesat sa aprofundezi cunostintele in domeniu, te invitam sa explorezi gama noastra de cursuri oferite prin Project Management Hub. Indiferent daca esti la inceput de drum sau doresti sa iti perfectionezi abilitatile, avem un curs potrivit pentru tine.